[x] ปิดหน้าต่างนี้
Powered by KMOBECMAXSITE 1.2.1


บริหารทั่วไป
เรื่อง : สื่อสารเพื่อพัฒนางาน



สื่อสารเพื่อพัฒนางาน

                                                                                                                                      สมมาต   คำวัจนัง

 

                  การติดต่อสื่อสารเป็นองค์ประกอบหนึ่งในกระบวนการบริหารที่สำคัญ ผู้บริหารต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลปะในการติดต่อสื่อสาร การที่บุคคลฝ่ายหนึ่งในองค์การพยายามหาช่องทางที่จะทราบความต้องการของอีกฝ่ายหนึ่ง เพื่อแลกเปลี่ยนความคิด หรือเสริมสร้างความเข้าใจระหว่างกัน โดยอาศัยการพูด ซึ่งผู้พูดต้องใช้ศิลปะในการพูดและผู้ฟังก็ต้องใช้ศิลปะในการฟัง เพราะคำพูดคำเดียวอาจมีความหมายได้หลายอย่าง เป็นผลให้การติดต่อสื่อสารผิดไปจากเจตนาของผู้พูด นำความเสียหายมาสู่งานหรือกิจการได้ (วนิดา เสนีเศรษฐและชอบ อินทร์ประเสริฐ, ๒๕๓๐: ๔๑ )

                  Chester I. Barnard  กล่าวว่าหน้าที่ประการแรกของผู้บริหารก็คือ จะต้องจัดทำและธำรงไว้ซึ่งระบบของการติดต่อสื่อสารที่ดี ความหมายของระบบการติดต่อสื่อสารก็คือ ศูนย์กลางของการติดต่อสื่อสาร (Communication Centers) ซึ่งเป็นแหล่งรวบรวมข่าวสารข้อมูลจากที่ต่าง ๆ แล้วผ่านข่าวสารข้อมูลเหล่านั้นไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหลาย โดยเฉพาะผู้บริหารจะต้องมีบทบาทที่สำคัญในฐานะผู้ตัดสินใจในกระบวนการของการติดต่อสื่อสารด้วย            

รูปแบบการของติดต่อสื่อสาร แบ่งได้เป็น ๒ ประการ คือ

         ๑. การติดต่อสื่อสารแบบพิธีการ ( Formal Communication) หมายถึงการติดต่อสื่อสารที่เป็นระเบียบ แบบแผน ข้อกำหนดซึ่งวางชัดเจน เด่นชัด เช่น การติดต่อสื่อสารในราชการ ที่จะต้องกระทำเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งเป็นไปตามระเบียบแบบแผนและธรรมเนียมปฏิบัติทางราชการเป็นส่วนใหญ่

             ๒. การติดต่อสื่อสารแบบไม่เป็นพิธีการ (Information Communication) หมายถึงการติดต่อสื่อสารที่มิได้ดำเนินการไปตามระเบียบแบบแผนที่กำหนดไว้ส่วนใหญ่คำนึงถึงความรู้จัก ชอบพอ สนิทสนมคุ้นเคยกันเองเป็นการส่วนตัว มักพบเป็นการติดต่อสื่อสารในรูปบุคคลต่อบุคคลหรือบุคคลต่อองค์การเสียเป็นส่วนใหญ่ การติดต่อสื่อสารประเภทนี้นับเป็นวิธีที่สำคัญที่จะศึกษาถึงองค์การอรูปนัย ( Informal Organization )  ด้วย

ศาสตราจารย์  Charles E. Redfield ได้ให้ความเห็นว่าองค์ประกอบของการติดต่อสื่อสารมี ๕  ประการ คือ  ๑)  มีผู้ทำการติดต่อสื่อสาร  (Communicator)  ได้แก่ ผู้พูด ผู้ส่ง หรือผู้ออกคำสั่ง ๒) ทำการติดต่อสื่อสาร( Transmit) ด้วยการพูด การส่งหรือการออกคำสั่ง ๓) ด้วยข่าวสาร  (Messages) เช่น คำสั่ง รายงาน ข้อเสนอแนะ  ๔) ให้ผู้รับการติดต่อสื่อสาร (Communicate) ได้แก่ ผู้ฟัง ผู้ตอบเพื่อชักจูงหรือมีอิทธิพลเหนือพฤติกรรมของผู้รับการติดต่อ  ๕) การตอบรับ (Response)  เช่น  คำตอบหรือปฏิกิริยา มีข้อสังเกตทางการบริหาร เป็น one – way หรือ two – way Communication  เมื่อเกิดความเข้าใจก็จะเกิดการทำหรือหยุดการทำหรือเกิดการเปลี่ยนแปลงในท่าทีหรือทัศนคติหรือให้ความรู้ ฯลฯ

 

                    การติดต่อสื่อสารจำแนกเป็น ๔ ทิศทาง คือ ๑. การติดต่อสื่อสารจากบนลงล่าง(Downward Communication) วิธีนี้เป็นการติดต่อสื่อสารแบบทางเดียว (One –way communication) ๒. การติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบน (Upward Communication) กำหนดให้มีทิศทางการติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบนควบคู่กันเป็นการติดต่อสื่อสารแบบสองทาง(Two – way Communication) ซึ่งช่วยให้เกิดความเข้าใจและความร่วมมือระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชาดีขึ้น ซึ่งมีความสำคัญต่อการบริหารองค์การอย่างมาก  ๓. การติดต่อสื่อสารตามแนวนอน( Horizontal Communication) ประกอบด้วยการให้ข้อมูลระหว่างเพื่อนร่วมงานภายในหน่วยงานเดียวกัน ซึ่งอยู่ในระดับอำนาจหน้าที่เดียวกันภายในองค์การและมีผู้บังคับบัญชาคนเดียวกัน ๔.การติดต่อสื่อสารข้ามสายงาน( Diagonal Communication) องค์การควรจะมีนโยบายเพื่อเป็นแนวทางของการติดต่อสื่อสารข้ามสายงานไว้ด้วย เพื่อความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ( สมชาย หิรัญกิตติ,๒๕๓๙:๒๘๑ )

(userfiles/คลิกแผนภูมิ.doc )

               ผู้เขียนนำแนวคิด ทฤษฎี เกี่ยวกับการติดต่อสื่อสารมานำเสนอ เพื่อแลกเปลี่ยน เรียนรู้การใช้กระบวนการติดต่อสื่อสารเป็นเครื่องมือพัฒนาองค์การให้มีประสิทธิภาพ  ซึ่งปัจจุบันได้ปรับปรุง เปลี่ยนแปลงการบริหารจัดการศึกษาขั้นพื้นฐานแบ่งแยกเป็นเขตพื้นที่ประถมศึกษา  ๑๘๓ เขต และเขตมัธยมศึกษา  ๔๒ เขต ( องค์การเดิม  องค์การใหม่ ) โดยสภาพของการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว การติดต่อสื่อสารในรูปแบบสองทางจึงเป็นเรื่องสำคัญและจำเป็นที่จะต้องนำมาใช้เพื่อส่งเสริม สนับสนุนให้การทำงานประสบผลสำเร็จ

             จากข่าวการแบ่งส่วนราชการภายในสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษา ( สพป.)  สพฐ.ใช้โครงสร้างเดิม เป็นแนวคิดพื้นฐานและวิเคราะห์ภารกิจ ประกอบด้วย ๗ กลุ่มงาน  ได้แก่  กลุ่มอำนวยการ  กลุ่มบริหารงานบุคคล  กลุ่มนโยบายและแผน   กลุ่มส่งเสริมการจัดการศึกษา   กลุ่มนิเทศ ติดตามและประเมินผลการจัดการศึกษา  กลุ่มส่งเสริมสถานศึกษาเอกชน และ กลุ่มบริหารเงินและสินทรัพย์ สำหรับสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษามัธยมศึกษา (สพม.) จะมีกลุ่มงานเช่นเดียวกับ สพป. ยกเว้นไม่มีกลุ่มส่งเสริมสถานศึกษาเอกชน ( มติชน , ๙ ก.ย. ๕๓ )

               ด้วยโครงสร้างของ สพป.และสพม. ควรมีแนวทางการส่งเสริมให้มีการติดต่อสื่อสารแบบสองทางทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน  เช่น  มีแผนการประชาสัมพันธ์เชิงรุก กำหนดกลุ่มเป้าหมายให้ชัดเจน เลือกใช้สื่อที่เหมาะสม ให้ความสำคัญต่อการประชุม เปิดโอกาส และสร้างบรรยากาศการมีส่วนร่วม  พัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ ความเข้าใจ เทคนิคการพูด  การเขียน   การผลิตสื่อ เป็นนักประชาสัมพันธ์ที่ดี  ซึ่งสอดคล้อง กับ ๑๒ ไม้เด็ด สูตรสำเร็จข้าราชการ ของ ดร.จรวยพร ธรณินทร์ คณะกรรมการ ก.พ.ค. ( อดีตปลัด ศธ. ) ได้ให้ไม้เด็ด ข้อ ๑๒ คือหลักการโฆษณาประชาสัมพันธ์ ต้องสร้างภาพลักษณ์  ได้เสนอเทคนิคการประชาสัมพันธ์  : ใช้การประชาสัมพันธ์เพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดี การสื่อสารภายในองค์กร สื่อมวลชนสัมพันธ์และการรายงานต่อสาธารณชน ชุมชนสัมพันธ์ หรือองค์กรสัมพันธ์ การทำกิจกรรมสังคม

               การประชาสัมพันธ์องค์กร : ประชาสัมพันธ์ให้คนรู้จักองค์กร ผู้บริหารเป็นตัวแทนภาพลักษณ์องค์กร ใช้สัญลักษณ์หรือคำขวัญที่ดี การวางตำแหน่งขององค์กร การติดตามความเคลื่อนไหวของคู่แข่งขัน งานประชาสัมพันธ์แตกต่างจากงานฝ่ายการตลาด จัดกิจกรรมแสดงถึงความคงอยู่ขององค์กร การจัดทำแผนประชาสัมพันธ์ขององค์กร กำหนดรูปแบบประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสมกับเรื่องที่นำเสนอ การประชาสัมพันธ์ในช่วงวิกฤติ  เจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์มืออาชีพ  งานประชาสัมพันธ์ต้องได้รับความร่วมมือจากทุกฝ่าย พัฒนาบุคลากรจากหลายฝ่ายให้มีทักษะประชาสัมพันธ์  ( www.charuayporntorranin.com  )

                 จากองค์ความรู้ดังกล่าวผู้เขียนได้สรุปรูปแบบการติดต่อสื่อสารเป็นผังมโนทัศน์ โดยเห็นว่าทิศทางการติดต่อสื่อสารทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน ระหว่างผู้บริหาร  บุคลากร องค์คณะบุคคล และโรงเรียน สามารถติดต่อสื่อสารกันได้ ตามแนวคิด ทฤษฎี ซึ่งอาจมีทั้งเป็นแบบพิธีการและไม่เป็นพิธีการ โดยเลือกใช้สื่อ กิจกรรม ที่เหมาะสมกับผู้รับสารโดยมีเป้าหมาย เพื่อให้เกิดความรู้ ความเข้าใจ เสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างกัน สร้างทีมงานที่เข้มแข็ง ร่วมมือ ร่วมใจกันเพื่อความสำเร็จของงาน  ถึงแม้จะไม่เกิดกระบวนการติดต่อสื่อสารแบบสองทางทั้งหมด แต่ถ้าสื่อสารกันแล้วเข้าใจตรงกันพัฒนางานได้ ก็ถือว่าเป็นการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ (userfiles(คลิกผังมโนทัศน์).docคลิกผังมโนทัศน์)

.....................................................................

 



ผู้เขียน : นายสมมาต คำวัจนัง
หน่วยงาน : กลุ่มอำนวยการ สพท.สมุทรสาคร
ศุกร์ ที่ 10 เดือน กันยายน พ.ศ.2553
เข้าชม : 1012
5 stars เฉลี่ย : 5 จาก 2 ครั้ง.


บริหารทั่วไป 5 อันดับล่าสุด

      OD : 5 S 4 / ต.ค. / 2553
      สื่อสารเพื่อพัฒนางาน 10 / ก.ย. / 2553
      ๑๘๓ เขตประถม ๔๒ เขตมัธยม เพื่อคุณภาพการศึกษาขั้นพื้นฐาน 28 / ส.ค. / 2553
      ปัญหาการแต่งตั้งกรรมการ 16 / ส.ค. / 2553
      เขตพื้นที่ประถม-มัยมศึกษา มุ่งพัฒนาคุณภาพ 29 / ก.ค. / 2553


เชิญร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โดยสมัครเป็นสมาชิกของศูนย์จัดการความรู้
สิทธิของสมาชิก สามารถบันทึกขุมความรู้ แลกเปลี่ยนเรียนรู้ และดาวน์โหลดได้
คลิกที่นี่สมัครสมาชิก
    
สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาสมุทรสาคร
2/3 หมู่ 8 ต.ท่าทราย อ.เมือง จ.สมุทรสาคร 74000
โทร 0-3482-6255 แฟกซ์ 0-3482-6253
e-mail : kittik_milk@hotmail.com , kittik_milki@yahoo.com