[x] ปิดหน้าต่างนี้
Powered by KMOBECMAXSITE 1.2.1


บริหารทั่วไป
เรื่อง : การควบคุมภายในเครื่องมือพัฒนางาน
บทความ



 

การควบคุมภายในเครื่องมือพัฒนางาน

                                                                                         โดย สมมาต คำวัจนัง

                    ก่อนอื่นผู้เขียนขอเรียนให้ผู้อ่านทราบก่อนว่าตั้งใจเขียนเรื่องการควบคุมภายในเป็นลักษณะของบทความ โดยรวบรวบสรุปองค์ความรู้ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง พร้อมนำเสนอทรรศนะส่วนตัวและประสบการณ์ เพื่อแลกเปลี่ยน  เรียนรู้ ซึ่งกันและกัน  ผู้เขียนเชื่อว่าหลายคนเห็นชื่อบทความมีคำว่า "การควบคุมภายใน" ก็รู้สึกเบื่อแล้ว ยิ่งถ้าหากลงลึกถึงเนื้อหาทางวิชาการ ระเบียบ กฎหมายซึ่งมีขั้นตอนต่าง  กำหนดไว้ให้ทำ โดยเฉพาะ ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน (คตง.) พ.ศ.๒๕๔๔ ที่เป็นพันธนาการให้หน่วยงานราชการทุกแห่งที่ใช้งบประมาณของแผ่นดินต้องวางระบบควบคุมภายใน ประเมินระบบการควบคุมภายใน พร้อมทั้งรายงานผลการควบคุมภายในทุกปีด้วยแล้ว บางคนอาจสรุปว่าการควบคุมภายในนี่ล่ะ ยาขมหม้อใหญ๋จริง ๆ

                    ที่บอกกล่าวข้างต้นเป็นประสบการณ์ที่ได้พูดคุย แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับผู้ที่รับผิดชอบการรายงานการควบคุมในทั้งระดับสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาและโรงเรียน ส่วนใหญ่บอกว่ามีปัญหาและมีการตั้งคำถามอยู่เสมอ ๆ เช่น ยังไม่มีความรู้ เข้าใจเรื่องระบบการควบคุมภายในเลย  ที่มาอบรมวันนี้เพราะผู้บริหารให้มากลับไปจะทำได้หรือเปล่ายังไม่รู้เลย ความเสี่ยงคืออะไร ทำไมโรงเรียนต้องทำระบบการควบคุมภายในด้วย  ทำไมต้องรายงานการควบคุมภายในทุกปี แบบรายงานมีจำนวนมาก เข้าใจยาก บุคลากรในหน่วยงานยังไม่ให้ความสำคัญกับงานการควบคุมภายใน ขาดการมีส่วนร่วม  ต้องสรุปรายงานเองทั้งหมด

                    หากจะตอบคำถามหรือแก้ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมภายในของสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาและโรงเรียนให้ครบถ้วน และสามารถแก้ปัญหาในทุกเรื่องได้จริง บอกได้ว่าต้องใช้เวลา และความร่วมมือจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง การสร้างความตระหนักให้ทุกคนเชื่อว่าการควบคุมภายในมีประโยชน์ ช่วยส่งเสริมสนับสนุนให้งานมีประสิทธิภาพได้จริง เพราะสาเหตุของปัญหาต่างๆดังกล่าว มีความแตกต่างกันในแต่ละที่แต่ละทาง บางเรื่องเป็นปัญหาของการขาดความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับการวางระบบการควบคุม การรายงาน จำเป็นต้องพัฒนาบุคลากรผู้ที่รับผิดชอบและที่เกี่ยวข้อง โดยอาจเกี่ยวโยงไปถึงเรื่องงบประมาณและวิทยากรที่จะมาให้ความรู้ความเข้าใจ  บางเรื่องเป็นปัญหาไม่มีบุคลากรรับผิดชอบ โดยเฉพาะปัญหาการไม่ตระหนักและเห็นความสำคัญการมีระบบควบคุมภายในในหน่วยงาน ซึ่งผู้เขียนเห็นว่าเป็นหัวใจสำคัญที่จะนำไปสู่วิธีการแก้ปัญหาต่างๆ และจะส่งผลให้งานควบคุมภายในประสบความสำเร็จ แน่นอนว่าเรื่องนี้ ผู้บริหารสูงสุดของหน่วยงานต้องถือธงนำหน้า ส่งเสริม สนับสนุนให้การดำเนินงานควบคุมภายในเป็นไปตามระเบียบ กฏหมาย มีความต่อเนื่อง ให้ทุกคนเกิดความตระหนัก ศรัทธาและเห็นประโยชน์ของการมีระบบควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพภายในหน่วยงาน

                     พบกันครั้งแรกนี้ ขอแลกเปลี่ยน เรียนรู้กับผู้อ่าน ในประเด็นของวัตถุประสงค์การควบคุมภายในตามมาตรฐาน  การเป็นกระบวนการที่แทรกอยู่ในงานประจำตามปกติ จึงเป็นเรื่องใกล้ตัวจริงๆ แต่เราอาจไม่รู้ว่า เรามีระบบการควบคุมภายในงานอยู่แล้ว เพราะทำงานปกติจนเคยชิน มองไม่เป็นปัญหา แต่ประเด็นสำคัญ คือการละเลยการตรวจสอบระบบการควบคุมภายในของเรา( ถ้ามีอยู่จริง) นั้นว่ายังมีคุณภาพอยู่หรือไม่ โดยต้องดูที่ผลของงานที่เราทำอยู่ว่าเป็นไปตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ครบถ้วนตามที่กำหนดไว้หรือไม่  ถ้าพบว่าผลงานได้ตามเป้าหมาย อย่างมีประสิทธิภาพจริง ก็พอสรุปได้ว่าการควบคุมที่มีอยู่นั้น เพียงพอ มีคุณภาพ แต่ถ้าไม่เป็นเช่นนั้น แสดงว่าการทำงานในแต่ละขั้นตอน อาจมีปัญหา มีความเสี่ยง จำเป็นต้อง วางแผนควบคุมเพื่อป้องกันหรือปรับปรุงแก้ไข โดยสามารถตรวจสอบได้ด้วยวิธีการประเมินด้วยตนเองซึ่งมีขั้นตอนและวิธีการกำหนดไว้ สำหรับประเด็นอื่น ๆ อีกหลายแง่มุมที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมภายใน ที่เป็นประโยชน์ จะนำมาเสนอ เติมเต็มความรู้ให้กันและกัน ในโอกาสต่อไป 

                  พวกเราคงปฏิเสธเรื่องการควบคุมภายในไม่ได้ แม้จะเป็นยาขมหม้อใหญ่(ตามที่หลาย ๆคนคิด) ถ้าเป็นหน่วยราชการที่ใช้งบประมาณของแผ่นดิน หน่วยงานราชการนั้น ๆ ต้องถูกติดตาม ตรวจสอบโดย สตง.เช่นกัน หากเรามีระบบการควบคุมภายในที่เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ มีการรายงานครบถ้วนถูกต้อง น่าเชื่อถือ ก็ไม่เป็นปัญหา  สำหรับหน่วยงานการศึกษา  สพฐ./สพท./ โรงเรียนเป็นหน่วยรับตรวจ กลุ่ม/กล่มงานทั้งใน สพท.และร.ร. เป็นส่วนงานย่อย( เริ่มเครียดแล้ว ) จำเป็นต้องมีการวางระบบการควบคุมภายใน และการรายงานผลทุกปี ( คตง.เขากำหนดไว้ ) และเมื่อใดที่เรามองเห็นประโยชน์ของการควบคุมภายใน ว่าสามารถป้องกันความเสี่ยงของงานที่รับผิดชอบ ทำให้งานประสบผลสำเร็จ อย่างมีประสิทธิภาพ เราก็จะเห็นประโยชน์และอยากทำระบบการควบคุมภายใน การที่ต้องประเมินตนเองและจัดทำรายงานตามระเบียบ ตคง. ข้อ ๖ ก็ไม่เป็นภาระ ให้คิดถึง สุภาษิตไทยที่ว่า หวานเป็นลม ขมเป็นยา

                      คตง.ให้ความหมาย การควบคุมภายในตามมาตรฐานว่า หมายถึงกระบวนการที่ผู้กำกับดูแลฝ่ายบริหารและบุคลากรทุกระดับของหน่วยงานรับตรวจ กำหนดให้มีขึ้นเพื่อให้มีความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลว่าการดำเนินงานจะบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ ดังนี้   

                     ๑. การดำเนินงาน ( Operation ) หมายถึง การบริหารจัดการการใช้ทรัพยกรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล รวมถึงการดูแลทรัพย์สิน การป้องกันหรือลดความผิดพลาด ความเสียหาย การรั่วไหล การสิ้นเปลืองหรือการทุจริตของหน่วยรับตรวจ

                     ๒.การรายงานทางการเงิน ( Financial ) หมายถึงรายงานทางการเงินที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้ภายในและภายนอกหน่วยรับตรวจเป็นไปอย่างถูกต้อง เชื่อถือได้และทันเวลา    

                     ๓. การปฏิบัติตามกฏหมายและระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง( Compliance) ได้แก่การปฏิบัติตามกฏหมาย ระเบียบ ข้อบังคับหรือมติคณะรัฐมนตรีที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของหน่วยรับตรวจ รวมทั้งการปฏิบัติตามกฏหมายและวิธีการปฏิบัติงานที่องค์กรได้กำหนดขึ้น

                     การควบคุมภายในเป็นกระบวนการที่รวมไว้หรือเป็นส่วนหนึ่งในการปฏิบัติงานตามปกติ มิใช่เหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่ง และมิใช่ผลสุดท้ายของการกระทำแต่เป็นกระบวนการที่มีการปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง การควบคุมภายในเกิดขึ้นได้โดยบุคลากรของหน่วยรับตรวจ บุคลากรทุกระดับเป็นผู้มีบทบาทสำคัญในการให้การสนับสนุนระบบการควบคุมภายในของหน่วยรับตรวจให้มีประสิทธิผล การควบคุมภายในจะให้ความมั่นใจอย่างสมเหตุ สมผลว่าการปฏิบัติงานจะบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด

                     ที่ยกมานั้นเป็นวัตถุประสงค์และความหมายที่เขียนไว้ในคู่มือเป็นมาตรฐานที่กำหนดไว้สำหรับทุกหน่วยงานราชการ เพื่อชี้ให้เห็นประโยชน์และความสำคัญของการควบคุมภายใน อย่างไรก็ตามผู้เขียนเห็นว่าสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา  และโรงเรียน ต้องนำมาปรับใช้ โดยเฉพาะการมองเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการทำงาน ทุกงานต้องมองที่คุณภาพการศึกษาของเด็กและเยาวชนตามมาตรฐานการศึกษาของชาติเพราะเป็นภารกิจของเราตามกฏหมาย ดังนั้นกิจกรรม งาน โครงการต่าง ๆ ทั้งงานประจำและงานเฉพาะกิจ ควรต้องใช้งบประมาณอย่างคุ้มค่า ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ต่อเด็กเป็นสำคัญ

                       บุคลากรทุกคนในหน่วยงานต้องร่วมกันจัดระบบการควบคุมภายในให้มีประสิทธิภาพ ประสิทธผล นอกจากทำตามนโยบายแนวทางที่หน่วยงานกำหนดไว้แล้ว การได้ประเมินการควบคุมด้วยตนเองเป็นเรื่องสำคัญที่ควรทำ เพื่อตรวจสอบผลการทำงานในความรับผิดชอบของเราว่าเป็นอย่างไร ยังมีความเสี่ยงอยู่หรือไม่  มีขั้นตอนดังนี้ ๑. ประเมินงานในความรับผิดชอบ   ๒. ดูวัตถุประสงค์ของงาน ๓. กำหนดขั้นตอน/กระบวนการปฏิบัติงาน  ๔.สำรวจกิจกรรมควบคุมที่มีอยู่ในขณะที่นั้น   ๕. ปัจจัยเสี่ยงที่ยังมีอยู่ ๖.แผนการปรับปรุงการควบคุม

                        ในแต่ละขั้นตอนมีรายละเอียดดังนี้ นำภารงานที่เห็นว่ามีความเสี่ยงสูงมาวิเคราะห์ โดยต้องเข้าใจผลสำเร็จของภารงานก่อนว่าต้องการให้เกิดอะไร ( วัตถุประสงค์/เป้าหมาย)  ขั้นตอน/กระบวนการฏิบัติงานที่จะทำให้งานสำเร็จมีอะไรบ้าง ในแต่ละขั้นตอนมีวัตถุประสงค์ความสำเร็จอย่างไร ( น่าจะเป็นวัตถุประสงค์ย่อยของแต่ละขั้นตอน อาจจะไม่มีก็ได้ )  ถ้าพบว่างานไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ ต้องดูว่าเกิดจากสาเหตุอะไรบ้าง( ดูปัจจัยภายใน/ภายนอก)  งานที่ปฎิบัติอยู่จริงในขณะประเมินปฏิบัติเป็นอย่างไร (กิจกรรมควบคุม: ปฏิบัติตามระเบียบ, ข้อบังคับ,คำสั่ง) ต้องวิเคราะห์ว่างานที่ปฏิบัติอยู่นั้น สามารถลดหรือควบคุมสาเหตุของความเสี่ยงได้หรือไม่  ถ้าควบคุมได้ก็ สรุปว่า ได้/เพียงพอ/มีประสิทธิผล แต่ถ้ายังมีความเสี่ยงอยู่ ต้องสรุปว่า ไม่ได้/ไม่เพียงพอ/ยังมีปัญหาเกิดขึ้นอยู่ ( ตรงนี้สำคัญเพราะถือว่าเราได้ค้นพบปัญหาที่เป็นความเสี่ยงแล้ว) จากนั้นต้องวิเคราะห์ว่าเกิดจากสาเหตุอะไร จะแก้อย่างไร ใครคือคนแก้ไข   ( การทำแผนการปรับปรุงการควบคุม )

                          ทั้งหมดคือขั้นตอนและแนวทางที่สามารถนำไปปรับใช้ได้ตามความหมาะสม ขอเพียงให้ลงมือประเมินงานด้วยตนเองดูสักครั้ง เชื่อว่าจะเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนางานในความรับผิดชอบของตนเอง และส่งผลดีต่อการพัฒนาระบบการควบคุมภายในของสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาและโรงเรียนให้มีประสิทธิภาพอย่างแน่นอน               

                                                                     ..........................................................

 

 



ผู้เขียน : นายสมมาต คำวัจนัง
หน่วยงาน : กลุ่มอำนวยการ สพท.สมุทรสาคร
พุธ ที่ 7 เดือน กรกฏาคม พ.ศ.2553
เข้าชม : 1365
4.5 stars เฉลี่ย : 4.5 จาก 13 ครั้ง.


บริหารทั่วไป 5 อันดับล่าสุด

      OD : 5 S 4 / ต.ค. / 2553
      สื่อสารเพื่อพัฒนางาน 10 / ก.ย. / 2553
      ๑๘๓ เขตประถม ๔๒ เขตมัธยม เพื่อคุณภาพการศึกษาขั้นพื้นฐาน 28 / ส.ค. / 2553
      ปัญหาการแต่งตั้งกรรมการ 16 / ส.ค. / 2553
      เขตพื้นที่ประถม-มัยมศึกษา มุ่งพัฒนาคุณภาพ 29 / ก.ค. / 2553


เชิญร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โดยสมัครเป็นสมาชิกของศูนย์จัดการความรู้
สิทธิของสมาชิก สามารถบันทึกขุมความรู้ แลกเปลี่ยนเรียนรู้ และดาวน์โหลดได้
คลิกที่นี่สมัครสมาชิก
    
สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาสมุทรสาคร
2/3 หมู่ 8 ต.ท่าทราย อ.เมือง จ.สมุทรสาคร 74000
โทร 0-3482-6255 แฟกซ์ 0-3482-6253
e-mail : kittik_milk@hotmail.com , kittik_milki@yahoo.com