รายงานการควบคุมภายในตามแบบใหม่

                                                                                                              โดย สมมาต คำวัจนัง

                       ตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายในพ.ศ.๒๕๔๔ ข้อ ๖ กำหนดให้ผู้รับตรวจ รายงานผลการควบคุมภายในต่อคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน (คตง.)อย่างน้อยปีละครั้ง นับแต่วันสิ้นปีงบประมาณหรือปีปฏิทิน โดยมีรายละเอียด ดังนี้
                   ๑. ทำความเห็นว่าระบบการควบคุมภายในของหน่วยรับตรวจ ที่ใช้อยู่มีมาตรฐานตามระเบียบนี้หรือไม่
                   ๒. รายงานผลการประเมินความเพียงพอและประสิทธิผลของระบบการควบคุมภายในในการบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดรวมทั้งข้อมูลสรุปผลการประเมินแต่ละองค์ประกอบของการควบคุมภายใน ประกอบด้วย 
                       ๒.๑ สภาพแวดล้อมการควบคุม 
                       ๒.๒ การประเมินความเสี่ยง
                       ๒.๓ กิจกรรมการควบคุม
                       ๒.๔ สารสนเทศและการสื่อสาร
                       ๒.๕ การติดตามประเมินผล
                  ๓. จุดอ่อนของระบบการควบคุมภายในพร้อมข้อเสนอแนะและแผนการปรับปรุงระบบการควบคุมภายใน
                  รายละเอียดการจัดทำรายงานการควบคุมภายในดังกล่าวข้างต้น เป็นงานประจำที่หน่วยรับตรวจต้องจัดทำทุกปี มีกำหนดเวลาจัดส่ง มีกระบวนการและขั้นตอนการรายงานข้อมูลต่าง ๆ ตามแบบรายงานที่กำหนดไว้ ซึ่งแบบรายงานทั้งหมด มีความสัมพันธ์ เกี่ยวเนื่องกัน ( เดิมมีแบบฟอร์มกรอกข้อมูลจำนวนมาก ต้องสรุปส่ง ปัจจุบัน คตง.ปรับเปลี่ยนให้ส่งน้อยลง ) ข้อมูลที่รายงานจึงต้องถูกต้อง ครบถ้วน น่าเชื่อถือ เพราะสามารถสอบทานข้อมูลดังกล่าวได้ พูดง่าย ๆ ว่า ต้องมีที่มา และที่ไปของข้อมูล 
                 ตัวอย่างเช่น แผนการควบคุมภายในเมื่อปีที่แล้วของโรงเรียนมีงานระบบดูแลช่วยเหลือนักเรียนที่เป็นปัญหา มีความเสี่ยงอยู่ ( เพราะงานยังไม่บรรลุวัตถุประสงค์ เช่น เด็กยังขาดเรียน ) เมื่อมีการติดตามประเมินผลในปีนี้แล้ว พบว่าความเสี่ยงดังกล่าวไม่ลดลง แสดงว่ายังมีความเสี่ยงหลงเหลืออยู่ เมื่อโรงเรียนพิจารณาแล้วเห็นว่าเรื่องนี้ สำคัญ จำเป็นต้องแก้ปัญหาต่อไป ก็ต้องปรับปรุงแผนการควบคุมภายในเรื่องนี้ให้มีวิธีการแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เช่น อาจมีกิจกรรมเยี่ยมบ้านนักเรียนเพิ่มมากขึ้น จัดหาทุนให้นักเรียน เป็นต้น เพื่อให้สามารถลดความเสี่ยงได้จริง โดยนำมาวางแผนในปีต่อไป 
                  ดังนั้น ข้อมูลในแต่ละสดมภ์ของแบบรายงานต่าง ๆ ทั้งของส่วนงานย่อย และหน่วยรับตรวจ เช่น แบบ ปย.๒ แบบติดตาม ปย. ๒ แบบ ปอ. ๓ แบบติดตาม ปอ. ๓ แบบ ปส. แบบประเมินมาตรฐาน ๕ องค์ประกอบ ต้องสัมพันธ์ เป็นเหตุ เป็นผลซึ่งกันและกัน สามารถสอบทานกันได้ การจัดทำรายงานจึงจะน่าเชื่อถือ โดยเฉพาะ แบบ ปอ.๑ หนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน ที่ต้องส่ง สตง.ภูมิภาค กรณีถ้าประเมินแล้วพบว่ามีจุดอ่อนที่มีนัยสำคัญ จุดอ่อนต้องได้มาจากการประเมินการควบคุมภายใน ( ตามแบบ ปย.๒) และจะปรากฏอยู่ในรายงานการปรับปรุงการควบคุมภายใน (แบบ ปอ.๓)
                  ดังได้กล่าวแล้วถึงแม้ คตง.ได้ลดจำนวนแบบรายงานลงและมีการปรับปรุงชื่อแบบรายงานให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงที่ได้กำหนดให้ สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาและ โรงเรียนเป็นหน่วยรับตรวจ ไม่ได้เป็นหน่วยงานย่อยเหมือนแนวปฏิบัติเดิม โดยให้กลุ่มงานในโรงเรียนและกลุ่มในสำนักงานเขตพื้นที่เป็นส่วนงานย่อยแล้ว ผู้เขียนเห็นว่าแบบรายงานต่าง ๆ ยังเป็นปัญหาสำหรับผู้ปฏิบัติ จึงได้นำแผนภูมิความสัมพันธ์ของแบบรายงานต่าง ๆในการจัดทำรายงานตามระเบียบ ตคง. ข้อ ๖ ( ของเดิม) มาเปรียบเทียบกับการจัดทำรายงาน ตามแบบใหม่ โดยเขียนเป็นแผนภูมิ ให้เห็นขั้นตอนต่าง ๆ ท่านผู้อ่าน สามารถดูได้ (ดาวโหลดแผนภูมิ)
                  หวังว่าเมื่อผู้อ่านได้เห็นแผนภูมิการจัดทำรายงานแบบเดิมกับของใหม่แล้ว จะเข้าใจความสัมพันธ์ของแบบรายงานต่าง ๆ ชัดเจนมากขึ้น การเปลี่ยนแปลงอยู่ที่จำนวนแบบรายงานและชื่อแบบเท่านั้น เรื่องอื่น ๆ เช่น การประเมินแผนการควบคุมภายใน เพื่อตรวจสอบความเสี่ยงที่ยังหลงเหลืออยู่จากปีที่แล้ว หรือการประเมินมาตรฐาน ๕ องค์ประกอบ การประเมินด้วยตนเอง (CSA) ยังเหมือนเดิมครับ
                                                                         .........................................